Una vez que se han emitido los cheques de pago a las Clínicas afiliadas, y que se ha armado la carpeta de pagos del mes, el analista de facturación tiene la función que se conoce como "Pago de consumos" y que es el tema que se desarrolla en este post y que se desarrolla muy sucintamente en los párrafos que siguen.
El propósito a cumplir no es solamente dejar por escrito el detalle del proceso de pago de consumos, sino también hacer oportunas e importantes menciones sobre aspectos vinculados a esa función, que pese a ser muy sencillo el procedimiento, muchas veces por la mecanicidad y repetición de los mismos pasos, se cae en errores ú omisiones, que es importante conocerlos para evitarlos o corregirlos (según sea el caso).
Además, un propósito alternativo de esta publicación es convertirse en material de consulta en la capacitación de personal nuevo de analistas, o para consultas que puedan aclarar dudas en algún momento que se presenten dudas. De manera que, la lectura de este material es el referente de los conceptos y procedimientos mínimos a la vez que básicos, que debe manejar el analista de facturación de Mediplus, y sobre los cuales debe ser adecuadamente capacitado para una eficaz realización de este trabajo.
Ya en materia descriptiva, diremos primeramente, que es importante mencionar que esta función se realiza en el módulo cuyo ícono es identificado en nuestro sistema con el nombre de MEDIPLUS.
Recordando que el aprendiz es neófito del sistema de la empresa, se debe partir del fundamento que hay que enseñar todo lo relativo a la ejecución de la labor, sin presumir nada como sabido queriendo minimizar la capacitación, sino moldeando en el aprendiz no sólo la técnica sino también las normas a observar para realizar bien el trabajo, y todo comienza por la ruta a seguir en el Sistema Mediplus, la cual es:
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RUTA PARA PAGOS EN SISTEMA MEDIPLUS
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Mediplus....> Transacciones .....> Pago de consumos.
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Luego, importantísimo señalar que existen dos opciones para el pago de consumos:
1. El pago normal de consumos, cuando el consumo ha sido previamente cargado, y lo que corresponde es cerrarlo con los datos del pago.
2. El pago especial de consumos, que es cuando el consumo no dispone de un cargo previo, y, para cerrar el compromiso de pago se hace simultáneamente el cargo y el pago del consumo.
Un sub proceso vinculado al pago de consumos es el llamado "Listos para pagar" y se refiere a la operación de colocar cada factura o consumo en la condición "Listo para pagar" que igualmente se hace en el módulo Mediplus en la operación del mismo nombre.
En concreto "Listo para pagar" es una operación donde se coloca a cada factura dos datos: fecha de recepción y número de factura.
Todo lo que se le ha cargado clave es un consumo para pagar. Incluye honorarios médicos y pagos a clínicas.
En líneas generales los pasos a seguir en el pago de consumo son los siguientes:
- Colocar clave del consumo para que se abra su información y poder hacer la operación de pago. Si la clave es errada, consultar "consumos por titular dependiente" para ver los consumos y las claves asignadas a los mismos.
Existen casos en que no se trata de clave errada, sino de claves que son inintelegibles por la pésima grafía del analista, en cuyo caso se hace menester la consulta en "consumos por titular dependiente".
En algunos casos se requerirá acudir a la consulta de Teleplus, cuando tenemos dudas sobre la exactitud de una clave, y, se hace menester recurrir a la consulta de ese usuario.
En Teleplus hay dos
maneras de consultar: por número de cédula o por el nombre del usuario.
La consulta en Teleplus nos informa la manera cómo quedó registrado exactamente el nombre del usuario en el "Sistema Mediplus" de manera que nos indica la forma exacta de escribir el nombre del usuario para ubicarlo en el Sistema Mediplus.
También puede ocurrir que en un grupo de facturas, alguna no tenga asignada clave. En ese caso hay que verificar en "Consumos por titular dependiente" si de verdad no tiene clave porque el analista que hizo el cargo omitió anotarla por alguna distracción. Si el caso fuera que es una factura que dentro de su lote se saltó por cualquier circunstancia, entonces hay que asignarle clave y pagarla, pero, una vez verificado que de verdad no la tiene, porque de lo contrario se estaría afectando la cobertura del usuario con un cargo duplicado.
-Si al colocar la clave aparece la leyenda "consumo no puede ser indicado como pagado" es que aún no lo han colocado "listo para pagar" (LPP).
-Verificar los siguientes datos:
-usuario/cédula: al colocar la clave, debe aparecer el nombre que corresponda a esa cédula. Ocurre muchas veces que el nombre ha sido mal escrito y se detecta en esta instancia, entonces se procede a informar a Sistemas para que se corrija ese error en el nombre del usuario que podría repercutir cuando acuda a una clínica a solicitar un servicio y la discrepancia entre el nombre de su cédula de identidad no coincide con el de su carnet de afiliación, que incide en una negativa del servicio, por no ser el usuario correcto.
El procedimiento usualmente aplicado es investigar el nombre exacto de la persona colocando su número de cédula en el registro del CONSEJO NACIONAL ELECTORAL, y, si se comprueba error, notificar a Sistemas para la corrección pertinente.
Respecto al afiliado o usuario, también conviene señalar la precaución de que haya sido cargado en el contrato que le corresponde. Ocurre que un afiliado puede aparecer como beneficiario en un contrato, pero en otro puede aparecer como titular, y, esa precaución debe tenerse en cuenta al pagar, especialmente cuando se realiza por APERTURA ESPECIAL DE CONSUMOS.
-monto: se presentan muchos casos de errores en montos debidos mayormente a omisiones en el deducible.
-número de factura: Algunas veces en la función "listos para pagar" no se coloca correctamente el número de factura, y, cuando el analista tiene la profesionalidad de observar cada dato con detenimiento antes de grabar el pagado, se puede detectar y corregir ese error.
Es fundamental destacar que pese a ser una función mecánica y repetitiva, lo importante no es la velocidad con que se paga un lote de facturas, sino que lo que vale es que el analista se tome el tiempo de verificar la absoluta correspondencia entre los datos de la factura y los datos que le aparecen como cargados, porque, no son pocos los casos de errores.
Cualquiera de los datos de la factura que fueron transcritos por el analista en la función de cargo de consumos, puede presentar inexactitud.
Puede ocurrir que haya error en el nombre del titular del consumo, como el caso de menores que son cargados en la cuenta de titular lo cual hay que ir al Dpto. de Sistema para que hagan la corrección.
Si hay algún error al pagar, entrar a "mantenimiento de consumos" y corregir alguno de los siguientes elementos donde suele haber errores:
-Fecha de Recepción
-Fecha de pago
-Número de Cheque
-Banco
Hay correcciones que pueden ser realizadas por el mismo Analista de facturación, otras son facultad de la administradora, y otras modificaciones solo las puede hacer la Gerencia o el departamento de Sistemas. Es decir, se han asignado privilegios por escalafones a los efectos de hacer correcciones en la información de los datos de una factura.
En el caso de los montos de consumos, ni el analista ni la Administradora tienen privilegios para actualizar ese monto en caso de error, por lo que hay que acudir al siguiente nivel para hacer esa corrección, y que es específicamente función de la Gerencia o del departamentode Sistemas.
Si hay dudas en la clave o se ha comprobado que es errada, se procede a buscarla siguiendo la siguiente ruta:
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RUTA PARA CONSULTAS EN SISTEMA MEDIPLUS
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consultas ......> general ....> consumos por titular dependiente.
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La anterior ruta de consulta es básica en la aclaratoria de muchas dudas que se presentan al analista de facturación, y por tanto será muy recurrente su empleo y muy necesario la explicación de tal procedimiento a personal nuevo.
Es posible hallar un error en la trascripción de los datos que se están trabajando y hay que evitar la mecanicidad como colocar errado el número de factura.
De manera que este artículo en forma muy sencilla te presenta lo que debes saber al momento de hacer la función de pago de consumos. Se trata de las habilidades y el conocimiento que el supervisor debe transmitir a sus analistas, como también las habilidades que luego debe evaluar en el desempeño de la labor.
La premisa es que todo trabajo bien enseñado a los analistas, garantiza un mejor desempeño, y, las ayudas auxiliares en la transmisión del conocimiento son fundamentales, que es precisamente el rol que cumplen las publicaciones de este blog corporativo. Y, la experiencia laboral enseña que todo conocimiento de las funciones de cualquier labor de trabajo, al desempeñarlas cotidianamente, genera habilidad en el analista no solo para su eficaz ejecución, sino también para desarrollar una mejor visión de cómo mejorar su trabajo; esas habilidades y técnicas deben quedar debidamente registradas en instructivos para la capacitación de nuevos empleados.... recordando que al igual que el fútbol, cuando se conoce y se domina bien una técnica, el ejecutante hace ver fácil la ejecución del procedimiento.
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