En este post, se esboza de manera sencilla todo lo relacionado al trabajo de generar el asiento contable de las relaciones de facturas de las clínicas afiliadas. Es una guía de consulta con todos los pasos a seguir para ejecutar esa función, y, expone además algunas útiles recomendaciones a aplicar extraídas de errores que suelen cometerse y que su exposición en este material debe redundar en generar un mejor trabajo.
1. (Procedimiento simplificado).
__ OBJETIVO: Exponer en forma detallada y explícita toda la información requerida para realizar la función de “asiento contable de las Cuentas por Pagar” de forma que sirva de apoyo en la capacitación de nuevos empleados que tengan que hacer esta función, o de apoyo e información a personal que está en la condición de pasantías universitarias, y que de esta manera haga más fácil la transmisión del conocimiento requerido; como también formar parte del conjunto de funciones que se realizan en la Coordinación Administrativa.
__ El procedimiento acá detallado está sujeto a las modificaciones que puede tener en función del sistema y/o recomendaciones del Auditor para hacer más explícita y transparente la función de “asientos de Cuentas por Pagar”.
__ El procedimiento está definido en el SIMACH, y la ruta para trabajar con los asientos de cuentas por pagar es el siguiente:
__ Ingresar al SIMACH y seguir la siguiente ruta o pasos de proceso:
__ Administración
__ Contabilidad
__ Registros Contables
__ Incluir asientos
__ Verificar que cada factura que conforma la relación viene anexada y en su respectivo correlativo, para detectar a tiempo si falta alguna antes de proceder a ejecutar los cargos.
__ Asentar el monto general de la Relación de Facturas en los débitos con el código 510102 (Costo Clínicas). Luego, se completan los siguientes datos que se detallan de seguido y que complementan la información requerida por el SIMACH (fecha, referencia, descripción, operación):
__ En fecha: se deja la fecha en que se realiza el asiento y que se genera automáticamente.
__ En Referencia: Se coloca el número que ya trae asignada la Relación de Facturas.
__ En Descripción: Se coloca la leyenda “Pago de la Relación número y el nombre del Centro”.
__ En Operación Tp/Dpto. Se coloca la opción Cuentas por Pagar.
__ Click para generar el asiento.
__ Asentar cada una de las facturas en créditos, con el código que le corresponde al Centro según el “Registro de proveedores de Servicio” y verificando la secuencia del correlativo. Luego, se completan los siguientes datos que se detallan de seguido y que complementan la información requerida por el SIMACH (referencia, descripción, operación):
__ Colocar el monto neto de la factura, que es aquel donde se descontó el “monto a pagar por el paciente” y que se toma de “monto a cancelar responsable”.
__ En referencia: Se coloca el número de la factura.
__ En Descripción: Se coloca la leyenda “Pago de la relación Número”.
__ En Operación Tp/Dpto. Se coloca la opción Cuentas por Pagar.
__ Clic en Compra
__ Aparece el recuadro con la leyenda “Se creará el crédito en la cuenta por pagar” y click en “aceptar”.
__ Aparece el cuadro “Datos del IVA compras y retenciones” y allí:
__ Colocar Número de factura control.
__ Se coloca la fecha de la factura.
__ Click hasta pasar al siguiente asiento (5).
Si se requiere hacer una pausa en el trabajo de realización de asientos, el procedimiento de resguardo de los asientos ya hechos es el que se describe a continuación:
__ Se modifica el débito con el monto de créditos asentados hasta ese momento para que la diferencia se haga cero.
__ Clic en aceptar.
__ Clic en guardar.
__ Se anota el número del asiento.
Para retomar los asientos, el procedimiento es el siguiente:
__ Anotar el número de asiento que asignó el SIMACH al momento de hacer la pausa.
__ En débitos se asienta el monto que resulta de restar el monto total de la Relación de Facturas menos el monto de créditos asentados hasta el momento.
__ Se corrigen los asientos de débitos generados en cada pausa y se sustituye por uno solo.
__ Guardar.
__ Colocar el Número de asiento que suministra el SIMACH en la Relación de facturas.
__ Archivar.
Nota: La ejecución de esta función requiere del Analista el máximo cuidado en la transcripción de la data, porque hay información muy importante como Número de Factura Control y su fecha que se transcriben manualmente; y, porque al final debe quedar en Cero la Relación.
Dice el refrán "errar es de humanos" lo cual es cierto, pero, aplicando Gerencia de la Calidad de Gestión se tiene una óptica distinta: los errores son oportunidades de mejora. De manera que en este post se citan algunas fuentes de errores para aplicarlos en sentido preventivo al trabajo cotidiano y dar valor al propósito de este tema; lo cual entiéndase como un producto del esfuerzo de la Gerencia del Departamento en beneficio del trabajo diario y de posteriores
capacitaciones.
1. Al retomar los asientos, para evitar generar otro número de asiento (u otros según sean las veces que se retoma el trabajo por la cantidad de facturas) se debe retomar el trabajo colocando el número de asiento que dió el SIMACH cuando se guardó el trabajo; a la vez que hay que tener muchísimo cuidado con anotar el número correcto del asiento porque de lo contrario se estaría afectando una cuenta distinta.
2. Cuando la relación de facturas no trae número, entonces se anota en “referencia” la fecha (únicamente en Costo Clínicas).
3. Para ir anotando cada factura y tener certeza en la cantidad, es recomendable ir asentando cada factura siguiendo la guía que informa la relación con el apoyo de una regla que se coloca verticalmente sobre el lote de números, y postear para saber que ya está registrada. La importancia de esta recomendación es que permite comparar las cantidades de la factura contra las de la relación las cuales deben coincidir, no obstante, hay casos en que la relación trae una cantidad distinta a la expuesta por la factura.
4. Al momento de guardar la información, es recomendable hacer una revisión posterior del trabajo en los códigos, porque por tratarse de asientos manuales es posible que se anote un dígito errado en el código, generando información errada. En pantalla es fácil visualizar un código errado que sobresale sobre la generalidad de los asientos que responden a un mismo código determinado por el código del Centro operativo que se está trabajando.
5. Al cargar consumos hay que revisar si la factura no trae rebajas por motivo de aplicación del deducible, que viene reseñado por la revisión previa de las facturas por parte de la Gerencia.
1.2. Asiento contable de las Cuentas por Pagar en el SIMACH.
El procedimiento para el asiento de los honorarios médicos es el mismo.
La diferencia a considerar radica en los códigos a utilizar.
En SIMACH al entrar a “incluir registros contables” se averigua en “consulta de cuentas” el código que corresponde a “Honorarios Médicos” el cual es: 01. De manera que el código completo es 51-01-01 y se registra en créditos la cantidad que se especifica en la factura.
Para el débito, se usa el código que tiene cada médico asignado en el SIMACH. Igual que en el caso anterior en “consulta de cuentas” se averigua el código que corresponde al doctor y serían los dígitos finales en la combinación “21-03-código del médico”.
En el crédito, a diferencia del caso de las clínicas, sólo se anota el número de factura y monto, pero no se anota nada en compra (ni número de control ni fecha).
En el caso cuando hay cargos con IVA el procedimiento es como se describe en las líneas siguientes.
1- En créditos no se anota el monto de la factura sino el monto base.
2- En monto del IVA colocar el monto que al respecto informa la factura.
3- Se coloca la alícuota . Se investiga en página del SENIAT. Generalmente es el 12% caso contrario la factura dice si es el 8%.
4- El monto base que se genera debe ser igual al de la factura. Si no lo es, se tilda el “recuadro monto base” y se escribe manualmente el mismo monto base.
5- Al guardar el sistema pregunta si desea imprimir recibo. Se le especifica el tamaño carta y el número de copias que son 3 en total.
(Procedimiento ampliado).
__ El procedimiento varía en relación con el anterior en que a cada factura de la Relación se le hacen cargos y abonos con los códigos correspondientes citados anteriormente.
__ Si se requiere hacer una pausa, se guarda la información y se anota el número de asiento que suministra el SIMACH.
__ Al retomar el trabajo, se coloca en la parte superior izquierda del recuadro “INCLUIR REGISTROS CONTABLES” el número de asiento del SIMACH que se mencionó en el párrafo anterior.
__ Al final debe cerrar en Cero.
1.1. Ruta de pasos en el SIMACH:
1.1.1. Costo Clínicas:
1.1.2. Registro de Proveedores de servicio:
1.2. Pausa en los asientos:
1.3. Pautas a considerar para solventar posibles errores:
capacitaciones.
1. Al retomar los asientos, para evitar generar otro número de asiento (u otros según sean las veces que se retoma el trabajo por la cantidad de facturas) se debe retomar el trabajo colocando el número de asiento que dió el SIMACH cuando se guardó el trabajo; a la vez que hay que tener muchísimo cuidado con anotar el número correcto del asiento porque de lo contrario se estaría afectando una cuenta distinta.
2. Cuando la relación de facturas no trae número, entonces se anota en “referencia” la fecha (únicamente en Costo Clínicas).
3. Para ir anotando cada factura y tener certeza en la cantidad, es recomendable ir asentando cada factura siguiendo la guía que informa la relación con el apoyo de una regla que se coloca verticalmente sobre el lote de números, y postear para saber que ya está registrada. La importancia de esta recomendación es que permite comparar las cantidades de la factura contra las de la relación las cuales deben coincidir, no obstante, hay casos en que la relación trae una cantidad distinta a la expuesta por la factura.
4. Al momento de guardar la información, es recomendable hacer una revisión posterior del trabajo en los códigos, porque por tratarse de asientos manuales es posible que se anote un dígito errado en el código, generando información errada. En pantalla es fácil visualizar un código errado que sobresale sobre la generalidad de los asientos que responden a un mismo código determinado por el código del Centro operativo que se está trabajando.
5. Al cargar consumos hay que revisar si la factura no trae rebajas por motivo de aplicación del deducible, que viene reseñado por la revisión previa de las facturas por parte de la Gerencia.
1.2. Asiento contable de las Cuentas por Pagar en el SIMACH.
1.3. HONORARIOS MÉDICOS:
1.4. Cargos con IVA:
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